未経験から事務職に転職するヒミツを解説!受かった方の特徴も紹介

未経験から事務職に転職するヒミツを解説!受かった方の特徴も紹介

未経験から事務職への転職は難しいけど可能です!

オフィスワークで残業が少ない、といった特徴から、事務職への就職を希望する方は非常に多いです。

しかし、未経験の方が経験者の方を差し置いて事務職として採用されるのは、非常に難しいのです。

執筆者情報
株式会社スタルジーの代表の飯塚です。私は、厚生労働省指定実施機関から職業紹介責任者に選任された転職のプロフェッショナルです。また、前職は東証一部上場の人材紹介会社に勤めておりましたので、現在の転職市場もよく理解しております。今までに得た知識と経歴を活かして、この記事を執筆しております。

正社員の募集は少なく、派遣、アルバイトやパートでも倍率が高い

実は、事務職の正社員募集は非常に少ないです。

派遣やアルバイトでも十分なスキルがある人材が集まるため、正社員として事務職を採用する会社が減っているのです。

その結果、派遣、アルバイトやパートの事務職募集でも、倍率は非常に高くなります。

転職市場における事務職の倍率は0.19倍と言われており、約5人が1つの枠を争っているのです。これは、事務職経験者も含めた数字ですから未経験者が厳しいことは言うまでもありません。

だからこそ、事務職を取り巻く現状をしっかり捉えて、未経験から事務職への転職に必要なことは何なのか知ることが大切なのです。

事務職の仕事内容をまとめました

未経験の方ですと、事務職がオフィスが働いているイメージはできても、具体的に何をしているのか詳しく知っている方は少ないかもしれません。

業界や企業によって多少の違いはあるものの、事務職が行う仕事はおおよそ同じです。

一般事務として働く場合の代表的な仕事内容をご紹介します。

事務職の仕事内容をまとめました

データ入力

データ入力では、主に顧客情報や勤怠情報、売上データの入力や管理を行うことが多いです。

用意されているフォーマットに情報を入力していくので、作業自体は難しくありませんが正確性が求められます。

手書きのメモや伝票、FAXの情報をPCに入力するケースもあれば、会議などの録音データを文字起こしすることもあるでしょう。

作業を効率的に行うために、ブラインドタッチやショートカットキー(キーボードを使って素早く操作するための機能)はマスターしておきたいところです。

書類作成

こちらも決められたフォーマットに従って作成していくことが多いです。

作成後は、社内への配布、管理、破棄も必要に応じて行うでしょう。

場合によっては、顧客、取引先、自治体や関連省庁へ提出する作成の書類を任されることもあります。

具体的には、議事録、提案書、見積書、納品書、請求書などを作成することになります。

作成する書類の種類は、会社の規模によって異なります。

大企業であれば、事務職の人数も多いので部署ごとに作成する書類の種類が決められていることが多いです。

一方で中小企業であれば、一般事務として採用されても営業から経理まで様々な書類の作成や管理を担当することになるでしょう。大変かもしれませんが、幅広い知識が身につくというメリットもあるでしょう。

書類管理、ファイリング

社内で作成した書類や社外から受け取った書類を、日付や案件ごとにまとめて管理します。

こうした書類管理は「いつ、どこで、なにをしたか」という業務のエビデンスとなることはもちろん、監査の時に利用する可能性もありますので、正確性が求められる仕事です。

備品管理

コピー用紙や文房具などの備品の管理も事務職に割り振られる仕事の一つです。

場合によっては、デスクやオフィスチェアなどのオフィス家具の管理を任されることもあるでしょう。

足りなくなったタイミングで業者に発注して、備品管理台帳またはエクセルのシートに、購入日や購入先などを入力しておきます。

購入した備品とその金額は、決算の際に減価償却費として計上しなければならないので、こうした詳細な管理が求められるのです。

メールや電話、来客対応

会社には様々な問い合わせやクレームが届きます。こうした電話やメールへの対応も事務職が担います。

また、社外からかかってきた電話を一番最初にとるのは事務職、という会社が多いです。簡単に要件を聞いて、社内の担当者へ取り次ぎます。

最初は緊張してしまったり取引先の会社名が聞き取れなかったりして難しく感じることもありますが、慣れれば問題ありません。会社の顔として電話に出ることにやりがいを感じることができるでしょう。

社外からの来客も最初は事務職の方が対応します。

アポイントメントがあることを確認し、来客があったことを担当者に伝えつつ、お客様を来客室や会議室へ誘導します。

適切な身だしなみ、ビジネスマナーが求められる業務です。

郵便物の発送、社内への配布

各企業に届く郵便物は一元管理されていて、事務職が仕分けて各担当者に配布することになります。

発送する郵便物に関しても、一箇所にまとめられ定期的に発送するシステムになっていることが多いです。宅配業者が集荷に来てくれることもあります。

事務職のメリット

「オフィスで働けるから身体的に楽そう!」といった理由で事務職に興味がある方が多いと思いますが、その他の働きやすさ、キャリアの面でも事務職にはあらゆるメリットがあります。

就業時間が決まっている

仕事の種類は多いものの、日々決まった業務を行う事務職は残業があまりありません。

そのため、子育て中の方やプライベート重視の方などに向いています。

ただし、決算間近になると事務職の担当業務が増えるため、例外的に残業が多くなることがあります。

PCスキルやオフィス業務の基礎が身につく

オフィスワークが未経験という方でも、事務職として一定期間働けば基礎的なPCスキルやオフィス業務を身につけることができます。

ワードやエクセルといったソフトを扱うスキルは事務職以外の仕事でも求められるのでその後のキャリアにも役立つでしょう。

資格を身につければより安定して働ける

事務職には、業界に特化した資格があります。

例えば、医療事務や薬剤事務といった資格を取得しておけば、「事務職の経験があり医療や薬剤の知識がある人材」として、その後の転職もしやすくなります。

事務職のデメリット

働きやすさ、スキルや経験を身につけることで得られる安定性がメリットの事務職ですが、物足りなさを感じること、就職が難しいことなどがデメリットとして挙げられます。

物足りなさを感じることがある

事務職がこなす業務の種類は多いものの、似たような業務を繰り返し行うことが多いので、物足りなさを感じる方がいるのも事実です。

自己主張が強い方、変化を望む方よりも、指示通りに仕事をこなせる方、淡々と作業できる方が向いています。

採用の倍率が高い

今や事務職は、とても人気のポジションです。

未経験かつ資格などの強みがないとなると、正社員として採用されることはかなり難しいです。

評価されにくい

事務職はルーティンワークをこなすため、どうしてもやってもらって当たり前という風潮が生まれがちで、努力が認められにくいという特徴があります。

地味な存在ですので、自分が縁の下の力持ちとして会社の業務を支えているという自負心を持てるとよいですね。

事務職のメリット、デメリット

男性、第二新卒、30代、無資格でも事務職への転職はできるの?

ただでさえ競争が激しい事務職ですが、職歴や年齢でハンデがある方が事務職に転職することは可能なのかまとめました。

男性の事務職への転職

プライベートの時間を重視したい、出世にあまり興味がない、といった男性の中には、事務職としての転職を考えている方もいるでしょう。

現実として、女性の採用を前提としている事務職の求人は多いです。

「女性がたくさん活躍しています」といった文章があった場合は、女性を前提に募集しているので望みが薄いです。

一方で、経理事務では長期間働ける人材を必要としていることが多く、比較的男性が採用されやすいと言われています。

第二新卒、30代での事務職への転職

第二新卒やフリーター、30代の方が未経験で事務職に転職するのは、かなり厳しいのが現実です。

基本的には何らかの資格を取得して、他の求職者にはないアピールポイントをとることが必要です。

また、年齢や職歴でハンデがある場合に意識したいのは、「落ちて当たり前、とにかく応募する」という姿勢です。

未経験無資格で高卒30代男性でも、ひたすら100社以上応募することで事務の仕事を勝ち取った例があります。

「パソコンできない」を克服!事務職への転職に役立つ資格

未経験から倍率が高い事務職への転職を考えているのであれば、資格取得を検討しましょう。

パソコンができない方でも、MOSなどの資格を勉強する過程で実践レベルのスキルを身につけることができます。

「パソコンできない」を克服!事務職への転職に役立つ資格

MOS

書類作成からデータ入力までさまざまな業務で使用するのが、ワードやエクセルといったソフトです。こうしたマイクロソフトオフィスのスキルがあることをアピールできるのが、MOS(Microsoft Office Specialist)です。

ワードとエクセルは、スペシャリスト(一般)とエキスパート(上級)という2つのレベルが用意されています。

日商簿記

経理や財務の知識があることをアピールできるのが、日商簿記です。

実用レベルであると認知されている2級を取得しておくことが望ましいです。

秘書検定

秘書検定は、ビジネスマナー、文書作成といったオフィスワークに役立つ知識やスキル全般をアピールできますので、秘書だけではなく事務職を目指す方にもおすすめできる資格です。

TOEIC

TOEICは、世界約150ヶ国で行われている英語のコミュニケーション力を評価する試験です。リスニングとリーディングの2種類を行います。

英語が必須の職場ではなくても、600点以上を持っているとプラスの評価を得ることができます。

業界に特化した資格

実は上記のような資格は、一般的であるがゆえにとても多くの方が取得しており、差別化しにくいのが事実です。

未経験から事務職に転職したい方におすすめしたいのは、先に希望する業界を絞ってから、その業界で求められる事務系の資格を取得するという選択肢です。

例えば、医療業界で事務職になると決めてから、医療事務の資格を取得し転職活動を行うと、格段に転職しやすくなります。

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資格以外に事務職への転職で必要なスキル

資格以外でも事務職に求められるスキルや特徴をまとめました。自分が事務職に向いているのか確かめるとともに、事務職に応募する際の志望動機や自己PR作成にも役立てていただければと思います。

資格以外に事務職への転職で必要なスキル

コミュニケーション力

淡々と作業するイメージがある事務職ですが、関わる人が多いポジションでもあります。

他の部署との橋渡し的存在になることがありますし、電話対応や来客対応をはじめ社外の人への対応も多いです。

そのため、正確に聞き取る、分かりやすく伝えるといったコミュニケーションは何よりも重視すべき点です。

柔軟に対応する力

事務職では、突発的に生じたタスクを急に任せられることがあります。また、いろいろな仕事を立て続けにお願いされることもあるでしょう。

その場でのベストな行動は何か、優先順位が高いタスクはどれなのか、といった判断を適切にすることが必要です。

コツコツと作業する力

事務職は大きな成果をあげたり誰かに評価されたりといった機会が少ないポジションです。

目立たない細かい仕事を正確に素早く行う、ちょっとした気遣いをする、といった仕事にやりがいを持てるかどうかがポイントです。

未経験で事務職に受かった方の特徴

未経験でも事務職に受かった方が持つ4つの特徴をまとめました。

未経験で事務職に受かった方の特徴

志望動機や自己PRを練っている

未経験者が事務職を目指す場合は、事務職への適性、事務職に活かすことができるような経験を語りましょう。

営業職の経験者であれば、書類を素早く作成する事務作業が得意であることに気づいたこと、お客様へのちょっとした心配りが得意だったことに触れることで、事務職への適性をアピールすることができます。

販売職の経験者であれば、売上や経費の管理をエクセルで行なっていたこと、タスク管理表を作ることで業務改善に成功したことに触れると、事務職に求められる処理能力があることをうまく伝えることができます。

転職活動と平行して勉強を続ける

未経験で事務職への転職が難しいといって、最初はみんな未経験なわけです。

資格などでスキルさえ身につけてしまえば、かならず転職先は見つかります。

業界や事務職の種類を絞っている

自分の経験が活かせる業界に絞ったり、特定の種類の事務職に評価される資格を取得したりして、戦略的に転職活動をすることが大切です。

業界や職種を絞ったら、後は応募するのみ。経験者を含めた事務職の求人倍率が0.19倍なわけですから、落ちても落ち込まず応募し続けましょう。

転職エージェントを利用している

競争率が高いからこそ、志望動機や自己PRが差別化されていること、業界や求人の選定が大切なわけですが、これらを1人で進めるのは簡単ではありません。

効率よく転職活動している方は、プロの力を借りてます。

転職エージェントでは、求人の紹介から、履歴書作成や面接対策まで行なってくれます。

「未経験だし、やっぱり事務職に受かる自信がない」という方は、まず転職エージェントに相談してみましょう。

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未経験で事務職に転職することに関する質問

レイズキャリアでは、未経験の職種に挑戦する方からの質問を募集しています。ここでは未経験で事務職に転職することについていただいた質問をご紹介します。

事務職の面接でテストを行うと聞いたのですが、具体的にどのようなテストをすることが多いのでしょうか。
(20代女性)

「ワードで見本と同じ書類を作成してPDFに変換し指定のメールアドレスに送信する」「エクセルで見本と同じ表とグラフを作成して印刷」といった内容が多いでしょう。どれくらい難しいことができるか見定める、というよりも履歴書に書かれているレベルができるかの確認といった意味合いが大きいです。

未経験から事務職への転職を目指しているのですが、さすがに30歳を過ぎていると正社員になることは難しいのでしょうか。
(30代女性)

やはり直接正社員として採用されることは難しいかもしれません。ただし、アルバイトやパートで勤め始めて社員登用を目指す、または非正規雇用だとしても経理などある分野の事務に強くなれる企業に勤めてその後転職するという道であれば、正社員になれる可能性はあるでしょう。

事務職への転職を希望していて、すでにある転職エージェントに登録しようとして断られたのですが、他の転職エージェントでも同じように断られてしまうのでしょうか。
(30代男性)

転職エージェントが持つ求人と求職者の特徴のマッチング次第ですので、ある会社に断られても他の会社では登録できて転職に成功する、という例もあります。担当者との相性もありますから、大手の転職エージェントにはできるだけ登録して比較してみることをおすすめします。

高卒後3年間飲食で働いていました。「未経験資格なしOK」「先輩社員が丁寧に指導します」という良すぎる条件の求人があり、今度面接があるのですが、ブラックなのでしょうか
(20代女性)

年齢が若ければポテンシャルを評価して、未経験無資格でも採用してもらえる可能性がありますので、質問者様が受けている会社がブラック企業とは限らないと思います。また、どの企業の事務職においても最初は先輩社員が指導に入るので、それは特別なことではありません。

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